Personvernerklæring for rekruttering

Personopplysninger

Denne personvernerklæringen gir informasjon om behandling av dine personopplysninger av Volvo Group, som er selskapet du enten søker jobb hos og/eller Volvo Groups rekrutteringsavdeling (“VOLVO”) som er kontrollere av dine personopplysninger.

VOLVO trenger å behandle personopplysninger om deg for å administrere din brukerprofil-konto og/eller for å behandle din søknad på en stilling i Volvo Group.

VOLVO kan også måtte behandle personopplysninger dine dersom du er ansatt eller har vært ansatt i et selskap i Volvo Group, eller har vært leid inn som konsulent. Ved slike tilfeller, vennligst les vår Employee or Consultant Privacy Notice.

Identitets- og kontaktopplysninger til kontrolleren og personvernansvarlig

Denne personvernerklæringen gir informasjon om VOLVOs bruk av dine personopplysninger. Volvo er ansvarlig for at bruken av dine personopplysninger er etter gjeldende lover og forskrifter for personvern.

Dersom du har spørsmål om behandlingen av dine personopplysninger, vennligst kontakt personvernansvarlig i VOLVO på DPO_Office@volvo.com eller per post eller telefon på: AB Volvo, Att: Data Protection Office, Dept AA14100, VLH, SE-405 08 Göteborg, Sweden or +46 (0)31 66 00 00

Hva slags personopplysninger vil VOLVO behandle?

VOLVO vil behandle alle eller deler av dine personopplysninger i de følgende kategoriene.

-       Individuelle opplysninger, som navn, fødselsdato, kjønn, nasjonalitet, foretrukket språk, foto.

-       Kontaktopplysninger, som bostedsadresse, e-post, telefonnummer.

-       Opplysninger om helse, som resultat av helseundersøkelser, resultat av doping- og narkotikaprøver (om relevant)

-       Opplysninger om kompetanse, som CV, registrerte læringsoppgaver og opplæringsaktiviteter.

Det presiseres at helseopplysninger, hvis relevant, anses som opplysninger av en egen kategori i gjeldende personvernlovgivning og skal tas hånd om med ekstra varsomhet.

Lovmessig grunnlag for og formål med behandlingen av dine personopplysninger

VOLVO vil behandle personopplysninger om deg for 1) administrative formål, som å kunne behandle og vurdere din søknad og å kunne opprette og administrere din brukerkonto; og 2) i rekrutteringsøyemed hvor hensikten er å finne den rette kandidaten for den ledige stillingen vi måtte ha. Det lovmessige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger for formålene 1 og 2 over, er at det er en legitim grunn for VOLVO å ha et organisert system for administrering av kandidater for en stilling samt å gjennomføre rekrutteringsprosesser som sikrer og ivaretar en faglig forsvarlig arbeidsstyrke innad i Volvo Group.

Med hensyn til balansen mellom VOLVOs legitime behov nevnt ovenfor og dine behov, grunnleggende rettigheter og din frihet, er det vurdert at en rekrutteringsprosess nødvendigvis omfatter behandling av personopplysninger, og at kandidater forstår og aksepterer dette når de sender inn en søknad til VOLVO.  VOLVO ville ikke kunne oppfylle sine legitime behov beskrevet ovenfor uten tilgang på personopplysninger om søkeren. VOLVO behandler personopplysningene de har fått med respekt og i samsvar med VOLVOs retensjons- og adgangsrettighetsprinsipper. Ingen annen informasjon enn det som er nødvendig for rekruttering behandles av VOLVO, og personopplysningene vil ikke bli brukt til nye formål i fremtiden, med mindre du samtykker til det. VOLVO anser derfor at behandlingen av dine personopplysninger er kompatibel med interessen du har vist for å bli ansatt i VOLVO, og derfor at VOLVOs behandling av dine personopplysninger ikke er noen trussel mot dine rettigheter og din frihet.

VOLVO kan be om ditt samtykke til å behandle dine personopplysninger i unntakstilfeller da det ellers ikke finnes annet juridisk grunnlag for behandlingen. Om du gir samtykke, kan du til enhver tid trekke samtykket ditt tilbake.  Men, dette vil imidlertid ikke være gyldig for behandlingen i tidsrommet før samtykket ble trukket tilbake. For å trekke tilbake samtykke, vennligst ta kontakt med personvernansvarlig i VOLVO ved kontaktinformasjonen ovenfor.

Hvor henter VOLVO dine personopplysninger?

VOLVO vil primært få dine personopplysninger fra deg selv og tredjeparter som du har henvist oss til for å hente personopplysninger om deg. Enkelte personopplysninger kan også genereres automatisk fra VOLVOs IT-system, som for eksempel interne ID-referanser.

Hva skjer om du ikke gir VOLVO noen personopplysninger?

Personopplysninger er et krav fordi de er nødvendige for å behandle søknaden din. Søknaden kan ikke vurderes av VOLVO med mindre du oppgir de personopplysningene vi behøver.

Vil VOLVO dele personopplysningene dine? Vil de bli overført til land utenfor EU/EØS?

VOLVO vil ikke dele dine personopplysninger med noen utenfor Volvo Group, med mindre det kreves av lover og forskrifter. Men, VOLVO kan, om det er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen av personopplysningene, dele dine personopplysninger med andre selskap i Volvo Group, inkludert selskap utenfor EU eller EØS-området. Volvo kan også, om det er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen av personopplysninger, dele dine personopplysninger med tredjepartsleverandører, inkludert leverandører utenfor EU/EØS.

VOLVO vil sørge for passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger i tilstrekkelig grad i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Dette kan for eksempel inkludere bruk av avtaler internt i konsernet eller eksterne avtaler vedrørende databehandling basert på EU-godkjente standarder for kontraktbetingelser eller EU-US Privacy Shield eller liknende mekanismer som er blitt anerkjent eller godkjent av relevante myndigheter fra tid til annen. Har du spørsmål om deling, vennligst kontakt personvernansvarlig i VOLVO.

Hvor lenge vil VOLVO beholde dine personopplysninger?

Til rekrutteringsprosessen er avsluttet og i to (2) år etter dette (eventuelt lenger om gjeldende lovgivning krever det) i tilfelle det skulle oppstå tvist (f. eks. på grunn av diskriminering). Dersom samtykke er gitt for lagring av personopplysninger for fremtidige rekrutteringsbehov, vil de lagres til en eventuell fremtidig rekruttering av søkeren ikke lenger er relevant og/eller til samtykket er trukket tilbake.

Dine personvernrettigheter

Du har rett til å be VOLVO om informasjon om behandlingen av dine personopplysninger og om tilgang til personopplysningene dine.  Du har også rett til å be om retting av dine personopplysninger dersom disse er feil og be om sletting av dine personopplysninger. Videre har du rett til å be om å begrense behandlingen av dine personopplysninger, hvilket betyr at du ber om at VOLVO begrenser behandlingen av dine personopplysninger under visse omstendigheter. Du har også rett til å klage på behandlingen basert på legitime interesser eller deling for direkte markedsføring.  Du har også rett til dataoverførbarhet (overføring av dine personopplysninger til en annen kontroller) om VOLVOs behandling av dine personopplysninger er basert på samtykke eller kontraktlige forpliktelser og er automatiserte.

Du har også rett til å levere klager du måtte ha om VOLVOs behandling av personopplysningene dine til en tilsynsmyndighet. For mer informasjon om disse rettighetene og hvordan du bruker dem, vennligst kontakt personvernansvarlig i VOLVO.