Personvernerklæring for ansatte

Erklæring om personopplysninger

I denne merknaden får du informasjon om hvordan VOLVO behandler personopplysningene dine.

Selskapet du er ansatt i ("VOLVO"), er behandler av personopplysningene som VOLVO innhenter fra deg og de andre kildene som beskrives nedenfor. Rollen som behandlingsansvarlig innebærer at det er VOLVO som avgjør formålet med og metoden for behandlingen av personopplysningene dine. VOLVO er ansvarlig for å behandle personopplysningene dine i samsvar med gjeldende lover og bestemmelser om databeskyttelse. VOLVOs behandling av personopplysningene dine er nødvendig for din ansettelse i VOLVO. Hvis du har spørsmål om behandlingen av personopplysningene dine, kan du kontakte VOLVOs personvernombud.

 

VOLVO kan behandle følgende kategorier av personopplysninger. Merk at dette ikke nødvendigvis betyr at VOLVO behandler alle personopplysningene som er oppført nedenfor. Merk også at eksemplene nedenfor under hver kategori ikke er uttømmende.

 

Data om enkeltpersoner, som navn, fødselsdato, personnummer (eller tilsvarende), kjønn, nasjonalitet, foretrukket språk, sivil status, bilde

Organisasjonsopplysninger, som ansattnummer, jobbeskrivelse, stilling, arbeidssted, forretningsenhet, avdeling, administrator, nærmeste underordnede

Kontaktopplysninger, som jobbadresse, hjemmeadresse, e-postadresse og telefonnummer

Opplysninger om kompensasjon og fordeler, som lønn, lønnsvurdering, skattefradrag, pensjonsopplysninger, opplysninger om bankkonto

Administrasjonsopplysninger om ansatte, som ansattkontrakter og andre avtaler mellom deg og VOLVO, søknader eller andre skjema som gjelder for eksempel foreldrepermisjon, opplysninger om datoer for ansettelse og ansettelsesopphør

Tidsopplysninger, som arbeidstid, reell tid som er brukt til arbeidsoppgaver, ferie, permisjoner (foreldrepermisjon, sykemelding osv.)

Opplysninger om medlemskap i fagforeninger, hvis gjeldende og relevant

Sikkerhetsopplysninger, for eksempel tilgangskort, tilgangsrettigheter og bruk av tilgangskort og tilgangsrettigheter

Opplysninger om helse og sikkerhet, som opplysninger om sykemelding, rehabilitering, jobbrelaterte hendelser, helseundersøkelser

Produksjons-/reparasjons-/serviceopplysninger, som sporing og logging av aktiviteter utført av deg i forbindelse med produksjon, vedlikehold, reparasjon eller service på kjøretøy

Opplysninger om prestasjoner og evaluering, som evalueringer, vurderinger og disiplinærtiltak, hvis aktuelt

Kompetanseopplysninger, som CV-er og lærings- eller praksisaktiviteter

Opplysninger om administrasjon av reiser, som opplysninger om forretningsreiser, bookingopplysninger, passnummer, firmaets kredittkortnummer, reisefakturaer og reisefradrag

Opplysninger om hjelp og støtte, som spørsmål fra deg, sjefen din og/eller personalavdelingen angående ansettelsen din eller IT-utstyr eller støtte som er levert til deg angående dette

IT-relaterte opplysninger, som bruker-ID, passord, påloggingsdetaljer samt data og logger om bruken din av VOLVOs IT-utstyr, -programmer eller -tjenester, i henhold til VOLVOs IT-retningslinjer som er gjeldende på den aktuelle datoen

 

Merk at opplysninger om medlemskap i fagforeninger og noen opplysninger om helse og sikkerhet anses som sensitive opplysninger i henhold til det gjeldende lovverket for databeskyttelse, og derfor blir behandlet svært forsiktig. Merk at sensitive opplysninger bare må behandles hvis det eksisterer juridiske forpliktelser, godkjent av en felles forhandlingsavtale og/eller uttrykkelig samtykke.

 

Merk også at kjøretøygenererte opplysninger (som kjøretøy-/chassisnummer, signaler osv.) genereres automatisk når du bruker et Volvo-eid produkt, for eksempel en lastebil. VOLVO bruker imidlertid ikke slike opplysninger med mindre bruken er knyttet til testaktiviteter, løsning av kvalitetsproblemer eller produktutvikling. Merk også at denne delen ikke refererer til firmabiler.

 

VOLVO kan også behandle en begrenset mengde personopplysninger (navn og kontaktopplysninger) om personer som du har ført opp som personer VOLVO skal kontakte i nødstilfeller. I noen land kan også opplysninger om nærmeste slektninger behandles for bestemte formål som gjelder fordeler og/eller arbeidsmiljøloven.

VOLVO behandler personopplysninger basert på ett av følgende juridiske grunnlag. Se flere detaljer nedenfor.

 

Juridisk forpliktelse. VOLVO kan for eksempel være lovforpliktet til å rapportere inntekten din til skattemyndighetene.

 

Kontraktsforpliktelse. VOLVO må for eksempel behandle personopplysninger for å betale deg lønn i henhold til kontrakten.

 

Legitime interesse. VOLVOs legitime interesse gjelder vanligvis administrasjon av den daglige driften, sikring av anlegg og utstyr og å beholde intern kontroll. For å behandle personopplysninger på basis av legitime interesser utfører VOLVO en individuell vurdering av hver sak. VOLVO må for eksempel behandle bestemte personopplysninger for å kunne administrere dine forretningsreiser der VOLVOs legitime interesse er å administrere den daglige driften, eller VOLVO må behandle bestemte personopplysninger for å undersøke statusen til IT-utstyr der VOLVOs legitime interesse er å sikre utstyret.

 

Under spesielle forhold, og kun når ingen annen juridisk basis kan tas i bruk, kan VOLVO be deg om eksplisitt samtykke til å behandle personopplysningene dine.

 

VOLVO behandler personopplysninger, som eksemplifisert ovenfor, for de generelle formålene som er angitt nedenfor. Merk også at eksemplene nedenfor under hvert formål ikke er uttømmende.

 

Administrasjon (vanligvis basert på kontraktsforpliktelser og/eller legitime interesser)

 

Muliggjøre registrering av deg i VOLVOs systemer og generell administrasjon av ansettelsen din hos VOLVO

 

Muliggjøre riktig lisensbruk

 

Muliggjøre et oppdatert organisasjonsdiagram og en oppdatert journal over ansatte, inkludert produksjon av interne rapporter og statistikker

 

Muliggjøre utbetaling av lønn, pensjon og andre fordeler til deg, samt gjennomføring av lønnsvurdering, inkludert produksjon av interne rapporter og statistikker

 

Muliggjøre oppfølging av prosjekter

 

Rapportering (vanligvis basert på juridiske forpliktelser og/eller legitime interesser)

 

Muliggjøre rapportering til myndighetene i henhold til loven, for eksempel til skattemyndighetene

 

Muliggjøre loggføring av din arbeidstid, dine permisjoner og/eller ferier for godtgjørelses- og faktureringsformål

 

Krav i arbeidsmiljøloven (vanligvis basert på juridiske forpliktelser)

 

Muliggjøre oppfyllelse av VOLVOs forpliktelser i henhold til forhandlingsavtaler med fagforeninger eller under arbeidsmiljøloven

 

Arbeidsmiljø og produktsikkerhet (vanligvis basert på juridiske forpliktelser og/eller legitime interesser)

 

Muliggjøre oppfyllelse av VOLVOs forpliktelser til å tilby et trygt arbeidsmiljø (inkludert kontroll over og forebygging av uautorisert tilgang til VOLVOs anlegg og utstyr) og andre arbeidsmiljøforpliktelser som angitt i arbeidsmiljøloven

 

Muliggjøre oppfyllelse av VOLVOs forpliktelse tilknyttet produktsikkerhet og -kvalitet

 

Utvikling av ansatte (vanligvis basert på juridiske og/eller kontraktsmessige forpliktelser og/eller legitime interesser)

 

Muliggjøre aktiviteter som gjelder kompetanseutvikling/-forbedring samt prestasjonsvurderinger

 

Muliggjøre og foreslå lærings- eller praksisaktiviteter

 

Aktiviteter knyttet til ansattes arbeid (vanligvis basert på juridiske og/eller kontraktsmessige forpliktelser og/eller legitime interesser)

 

Muliggjøre utføring av arbeidsoppgaver, som å skrive e-poster, opprette dokumenter, rapporter, presentasjoner, tegninger osv.

 

Muliggjøre forretningsreiser

 

Muliggjøre svar på spørsmål fra deg, sjefen din og/eller personalavdelingen angående ansettelsen din eller IT-utstyr/-tjenester eller levering av støtte som er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene dine

 

Muliggjøre oppfølging av VOLVOs retningslinjer, inkludert Volvos regler for god oppførsel og VOLVOs IT-retningslinjer som er gjeldende på den aktuelle datoen, for å sikre at retningslinjene følges, og for å undersøke mistanke om forbudt aktivitet

 

Forskning og utvikling og løsning av kvalitetsproblemer (vanligvis basert på legitime interesser)

 

Muliggjøre forsknings- og utviklingsaktiviteter knyttet til Volvo-produkter (f.eks. lastebiler), som innebærer bruk av kjøretøydata som genereres når du bruker et produkt eid av Volvo (se ovenfor)

 

Muliggjøre løsning av kvalitetsproblemer knyttet til Volvo-produkter (f.eks. lastebiler), som innebærer bruk av kjøretøydata som genereres når du bruker et produkt eid av Volvo (se ovenfor)

VOLVO henter først og fremst personopplysninger fra deg selv, sjefen din eller personalavdelingen eller fra tredjeparter du har henvist oss til for å innhente personopplysninger om deg. Enkelte personopplysninger kan også bli automatisk generert fra VOLVOs IT-system, eller tilsvarende, for eksempel ved oppretting av bruker-ID for VOLVO-systemer.

VOLVO deler vanligvis ikke personopplysningene dine med noen utenfor Volvo-konsernet med mindre lover, forskrifter eller en forhandlingsavtale krever det. Hvis det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen av personopplysningene dine, kan VOLVO komme til å dele personopplysningene dine med andre selskaper i Volvo-konsernet, inkludert selskaper utenfor EU og EØS. Hvis det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen av personopplysningene dine, kan VOLVO også komme til å dele personopplysningene dine med tredjepartsleverandører, inkludert leverandører utenfor EU og EØS. VOLVO vil i alle tilfeller gjennomføre nødvendige tiltak for å etablere et tilfredsstillende sikkerhetsnivå for personopplysningene dine i henhold til det gjeldende lovverket for databeskyttelse. Dette kan for eksempel omfatte bruken av interne eller eksterne databehandlingsavtaler basert på EU-godkjente standard kontraktbestemmelser eller EU-US Privacy Shield (rammeverket om overføring av personopplysninger fra Europa til USA) eller andre lignende mekanismer som de relevante myndighetene til enhver tid har anerkjent eller vedtatt. Hvis du har spørsmål om overføringen, kan du kontakte personvernombudet i VOLVO.

VOLVO oppbevarer vanligvis personopplysninger så lenge ansettelsen varer. Når ansettelsen er avsluttet, oppbevarer VOLVO bare personopplysninger som regnes som nødvendige for å oppfylle formålene de ble samlet inn for, og bare til disse formålene er oppfylt, eller – hvis senere – så lenge som det er nødvendig for å oppfylle lokale juridiske forpliktelser eller tilfredsstille lovkrav hvis det skulle oppstå en reell, varslet eller forventet tvist eller krav.

Du har rett til å be om tilgang til personopplysningene dine. Du har også rett til å be om at VOLVO korrigerer eller sletter personopplysningene dine eller begrenser behandlingen av opplysningene. Du kan også komme med innvendinger mot VOLVOs behandling av personopplysningene dine, eller be om dataportabilitet. Merk deg at VOLVO ikke alltid er påkrevd å innfri forespørsler om sletting, begrensning, innsigelser eller dataportabilitet. VOLVOs juridiske forpliktelser og eventuelle unntak fra slike rettigheter blir vurdert fra sak til sak.

Mer informasjon om dataeieres rettigheter